Referenzprojekt 4: Automatisierung des Vermittlerversands bei der Versicherungskammer Bayern
Das Unternehmen:
Der Konzern Versicherungskammer Bayern ist der größte öffentliche Versicherer Deutschlands und bundesweit eines der zehn größten Erstversicherungsunternehmen. 2004
erzielte der Konzern Beitragseinnahmen von 5,26 Mrd. Euro und beschäftigte 6.400 Mitarbeiter. Mit seinen regional tätigen Gesellschaften ist das Unternehmen in Bayern,
der Pfalz, im Saarland sowie in Berlin und Brandenburg aktiv. Darüber hinaus betreibt es gemeinsam mit den anderen öffentlichen Versicherern das Krankenversicherungsgeschäft
bundesweit. Als Allsparten-Versicherer bietet die Versicherungskammer Bayern das gesamte Spektrum an Versicherungsleistungen für Privatkunden und Unternehmen, Institutionen
aller Art und Freiberufler an.
Die Anforderung:
Wie die meisten anderen Unternehmen der Versicherungsbranche arbeitet die Versicherungskammer Bayern bei der Erstellung der Belege für ihre Vermittler mit einer über Jahre
gewachsenen Vielfalt von Systemen und Anwendungen: Die Dokumente wurden in den einzelnen Fachabteilungen in unterschiedlichen EDV-Systemen und -Programmen generiert. Zum
Versand an die Vermittler mussten diese Dokumente dann von Hand bzw. teilmaschinell sortiert, zusammengefasst und kuvertiert werden. Die teilweise großen Besonderheiten in
Sortierung und Versand führten zu einem erhöhten Fehlerpotential. Zudem konnten durch das manuelle bzw. teilmaschinelle Sortieren nicht alle Wünsche der Vermittler
berücksichtigt werden: etwa bestimmte Belege an verschiedene Filialadressen geschickt oder Belege nach ganz unterschiedlichen Kriterien zu Sendungen zusammengefasst zu
bekommen. Wegen dieser Probleme suchte die Versicherungskammer Bayern nach einer Lösung für einen automatisierten Vermittlerversand, die gleichzeitig die Basis für eine
spätere Umstellung auf elektronischen Versand legen sollte.
Unsere Vorgehensweise:
Die Versicherungskammer Bayern entschied sich für eine Zusammenarbeit mit ADF Solutions, weil die vorgeschlagene Lösung und unser Erfahrungshintergrund den Kunden überzeugte.
Bei der Konzeption des Projekts war eines von Anfang an klar: Der Weg konnte nicht über eine Vereinheitlichung der mehr als 180 Systeme führen, in denen Belege erstellt
wurden, denn das wäre sowohl organisatorisch als auch finanziell viel zu aufwändig. Nach einer eingehenden Analyse der bestehenden Verarbeitung richteten wir daher eine
Datenbank ein, in der die Belege und Datenströme aus allen 180 Anwendungsprogrammen gesammelt werden. In dieser Datenbank werden die Belege dann automatisch für den Versand
vereinheitlicht – natürlich unter strenger Berücksichtigung der inhaltlichen und formalen Vorgaben der Fachabteilungen. Beim automatischen Versand können die Dokumente dann
nach beliebigen Kriterien sortiert und zusammengefasst werden. Der manuelle und teilmaschinelle Versand ist damit überflüssig, Fehler und Redundanzen werden vermieden.
Zudem können Schreiben, die vor dem Versand noch in den Fachabteilungen bearbeitet werden müssen, automatisch aussortiert und der Abteilung zugestellt werden.
Der Erfolg unseres Kunden:
Die Ziele, die die Versicherungskammer Bayern mit diesem Projekt verfolgte, wurden voll und ganz erfüllt. Die Abläufe beim Vermittlerversand sind nun effizient und schlank.
Die Versicherungskammer Bayern wird durch die von uns implementierte Lösung etwa 30 – 40% der Kosten im Jahr sparen; das bedeutet, dass der ROI innerhalb eines Jahres
erreicht ist. Außerdem hat die Versicherungskammer Bayern mit dieser Lösung die technische und organisatorische Basis für einen künftigen elektronischen Belegversand
geschaffen.
Möchten Sie mehr über unsere Vorgehensweise wissen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
