Lexikon Output-Management
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AFP
AFP ist ein Format für den Druckdatenstrom bei der Herstellung von Massendruckstücken. Die gleiche Abkürzung wird vom IBM für "Advanced Function Printing" benutzt.
Die Druckdaten können dabei nur von einem AFP-fähigen Drucker umgesetzt werden. Für die Bildschirmanzeige ist ein AFP-Viewer nötig. AFP ist ein eingetragenes Warenzeichen
von IBM.
Aufbereitungssoftware
Eine Aufbereitungssoftware kann Datenströme übernehmen und die Daten bzw. Dokumente aufgrund von Layout- und logischen Informationen formatieren. Die
Aufbereitungssoftware erzeugt damit Druckdatenströme oder elektronische Dokumente.
Automated Document Factory
Der Begriff "Automated Document Factory" wurde Ende der 90er Jahre von der Gartner Inc. geprägt. Wir verstehen darunter heute die vollständige Automatisierung des
Output-Managements: Vom Empfang über die Druckvorbereitung, den Druck und die Kuvertierung bis hin zu E-Mail und elektronischem Dokumentenaustausch wird alles von
einer Plattform aus gesteuert.
Barcodierung
Bei der Barcodierung werden Dokumente mit einem Strichcode versehen, der sie eindeutig identifizierbar und bestimmten Daten zuordenbar macht. Barcodes können auch
für den Nutzer unsichtbar auf elektronische Dokumente aufgebracht werden.
Belege, qualifizierte
Als "qualifizierte Belege" bezeichnet man Dokumente, die an Kunden oder Mitarbeiter als Belege für bestimmte Leistungen verschickt werden (z.B. Kontoauszug,
Gehaltsabrechnung, Kreditkartenbeleg) und bei denen die inhaltliche Qualität (sachliche Richtigkeit) sehr wichtig ist.
Belegentwicklung
In der Belegentwicklung werden mit Hilfe von Composition Tools Programme erstellt, mit deren Hilfe die Daten (aus Rohdatenschnittstellen oder Datenbanken) unter
Umsetzung der Vorgaben (etwa aus CI, Marketing; Fachabteilungen oder gesetzlichen Anforderungen) auf den Dokumenten dargestellt und ausgedruckt werden können. Moderne
Belegentwicklungsprozesse und -techniken ermöglichen eine sehr individualisierte, schnelle und kostengünstige Umsetzung nahezu aller Anforderungen an den Inhalt und die
Gestaltung von Dokumenten.
Bündelung/Clustering
Beim Clustering (Bündelung) werden bei großen Druckaufträgen ähnliche Seiten gebündelt und zusammen gedruckt. Der Kunde erhält so pro Tag nur maximal einen Brief eines
Adressaten. Dadurch können die Schreiben zum einen sehr viel stärker auf die Kundenbedürfnisse hin individualisiert werden. Zum anderen können durch Clustering auch die
Portokosten erheblich reduziert werden.
Closed Loop
Bei einem sogenannten "Closed Loop" wird im Versandprozess durch einen Soll-Ist-Vergleich überprüft, ob tatsächlich alle Dokumente an jeden gewünschten Adressaten
gehen. Nicht oder nicht vollständig gedruckte Belege werden erkannt und automatisch nachgedruckt (Reprint). So besteht immer hundertprozentige Sicherheit, dass alle
Dokumente an die richtigen Adressaten kommen.
Clustering/Bündelung
Beim Clustering (Bündelung) werden bei großen Druckaufträgen ähnliche Seiten gebündelt und zusammen gedruckt. Der Kunde erhält so pro Tag nur maximal einen Brief eines
Adressaten. Dadurch können die Schreiben zum einen sehr viel stärker auf die Kundenbedürfnisse hin individualisiert werden. Zum anderen können durch Clustering auch die
Portokosten erheblich reduziert werden.
Composition Tool
Ein Composition Tool ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Unternehmen sämtliche Dokumente für ihre Kunden (z.B. Rechnungen, Auszüge, Briefe, Mitteilungen,
Direktsendungen) dynamisch, personalisiert, und sowohl druck- als auch internetfähig erstellen können. Darüber hinaus können bei bestehender Vernetzung mithilfe
eines Composition Tools mehrere Anwender Dokumente von beliebigen Standorten aus nahtlos erstellen, prüfen und genehmigen.
CRM (Customer Relationship Management)
CRM umfaßt alle Maßnahmen, die zum Aufbau und zur Pflege von Kundenbeziehungen getroffen werden. Die Kommunikation des Unternehmens mit den Kunden ist ein
wichtiger Teilbereich von CRM.
Disaster Recovery
Durch Disaster Recovery werden auch bei einem mittel- oder langfristigem Ausfall großer Teile oder gar aller Verarbeitungsmöglichkeiten die Prozesse im Output-Management weitergeführt. Disaster Recovery wird in der Regel über vertragliche Vereinbarungen mit anderen – räumlich getrennten – Druckzentren umgesetzt, oder in einem speziellen Disaster Recovery Center, das die benötigte Verarbeitungsmethode abbilden kann.
Druckaufbereitung
In der Druckaufbereitung werden aus den Belegprogrammen und den gelieferten Rohdatenströmen bzw. Datenbankabfragen Druckdatenströme erzeugt.
Drucksteuerung
Die Drucksteuerung ist ein DV-System, mit dessen Hilfe die Druckdatenströme entweder (automatisiert unter Vorgabe von Regeln) oder manuell den Druckern zugeführt werden.
Dadurch können die vorhandenen Druckkapazitäten sehr viel besser ausgenutzt werden, da die Druckaufträge relativ frei auf die Druckmaschinen verteilt werden können.
Elektronische Dokumente
Elektronische Dokumente sind Dokumente, die auf digitalem Weg von Computer zu Computer verschickt werden. Elektronische Dokumente nehmen einen immer größeren Teil
des Dokumenten-Outputs eines Unternehmens ein.
Exccw
Exccw ist ein Druckdatenstrom, der von BS 2000 Host-Systemen erzeugt wird. Exccw benötigt für die Verarbeitung spezielle Drucker und Druckertreiber.
Kostenreduktion
Kostenreduktion ist einer der wichtigsten Gründe für die Professionalisierung oder Umstellung des Output-Managements. Kostenreduktionen können durch Prozessoptimierung,
Veränderung der Verarbeitungstechniken, Einsatz moderner Hard- und Software oder weitgehende Portoreduzierung erzielt werden. Mit einer modernen Output-Management-Lösung
können Unternehmen bis zu 30% Kosten sparen.
Kuvertierung
Im modernen Output-Management bedeutet Kuvertierung das automatisierte Sammeln und Verpacken von Belegen oder Dokumenten zu Briefen. Über OMR oder Barcode gesteuerte
Maschinen sind in der Lage, Briefe mit unterschiedlichen Blattanzahlen in einem Kuvert zu verpacken. Bei modernen Kuvertiermaschinen erfolgt dies über eine
Verarbeitungsdatei, die von der Drucksteuerung bzw. Druckaufbereitung an die Kuvertiermaschine geschickt wird und alle Daten für jedes Blatt/Dokument und jeden Brief
enthält. Der beim Druck aufgebrachte Code hat als Referenz nur noch die Verarbeitungsdatei, die die Maschine steuert. In dieser Datei wird auch hinterlegt, ob die
Verarbeitung tatsächlich erfolgt ist; wenn nicht, löst sie den automatisierten Reprint aus (Closed Loop).
One-to-one-Marketing
Unter One-to-one-Marketing versteht man die Strategie, Produkte gezielt auf spezifische Kundengruppen zuzuschneiden und entsprechend zielgruppenspezifisch zu kommunizieren.
In einer zunehmend ausdifferenzierten Gesellschaft wird One-to-one-Marketing immer wichtiger. Das Output-Management muss sich durch das Erzeugen und Verschicken von
individualisierten Dokumenten in Zukunft vermehrt auf die Bedürfnisse des One-to-one-Marketing einstellen.
Outsourcing
Outsourcing bedeutet, dass Teile der Wertschöpfungskette oder Services von Dienstleistern außerhalb des Unternehmens bearbeitet werden. In vielen Fällen kann ein
Outsourcing weit kostengünstiger sein als eine Inhouse-Lösung.
Portoreduktion
Moderne Outputlösungen nutzen zur Einsparung von Portokosten zum einen alle Möglichkeiten, die die Post AG bietet, wie Kooperationsverträge, Teilleistungsverträge,
DV-Freimachung, Infopost/-brief, etc. Hohe Potenziale der Portoreduktion bieten darüber hinaus auch die Möglichkeiten der Briefbündelung (Clustering) und des papierlosen
Versand bzw. des Bereitstellens von Dokumenten im Internet.
Reprint, automatisierter
Automatisierter Nachdruck von Dokumenten, die während der Closed-Loop-Verarbeitung bei der Kuvertierung als fehlerhaft bzw. nicht verarbeitet erkannt werden. Dies führt
zu einer 100%igen Versandsicherheit.
Transactional Documents
Transactional Documents werden Dokumente genannt, deren Inhalt eine individuelle Finanztransaktion ist. Darunter fallen z.B. Rechnungen, Kontoauszüge,
Wertpapierabrechnungen, etc. Darüber hinaus wird dieser Begriff allgemein für Dokumente verwendet, die im Output-Management mit 100%iger Sicherheit verarbeitet werden müssen.
Versandgarantie
Durch die Verwendung von Closed-Loop-Prozessen sowohl bei Druck und Versand als auch bei der Datenübernahme und Datenaufbereitung kann eine 100%ige Versandgarantie
erfolgen. Das heißt, dass alle Daten, die in das Output-Management geschickt werden, in gedruckter oder elektronischer Form beim Kunden ankommen.
Versandnachweis
Der Versand jedes einzelnen Dokuments (sowohl papiergestützter als auch elektronischer) kann im modernen Output-Management nachgewiesen werden. Dieser Versandnachweis
wird durch einen über den gesamten Outputprozess duchgängigen Soll-Ist-Vergleich ermöglicht. In hoch automatisierten Outputzentren ist es zudem möglich, diesen
Nachweis bei jedem einzelnen Prozesschritt online zu verfolgen.
Wertschöpfungskette
Unter einer Wertschöpfungskette versteht man die Architektur der Wertschöpfung mit ihren verschiedenen Wertschöpfungsstufen (z.B. Produktion, Beschaffung, Marketing,
Kundendienst, etc.). Jede dieser Stufen leistet einen relevanten Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens. Ein professionelles Output-Management kann die Wertschöpfung
v.a. im Bereich Marketing und Kundendienst durch Kosteneinsparungen erheblich verbessern.
