Output-Management: Die Zukunft der Geschäftskommunikation

Moderne Output-Management-Lösungen machen die Erzeugung, Bereitstellung und Verarbeitung von Dokumenten schneller und helfen, Fehler zu vermeiden. Zufriedene Kunden und reibungslose Abläufe sind das Resultat. Durch klare, effiziente Prozesse schafft Output-Management Transparenz im Dickicht der Dokumente. Und: Es spart eine Menge Geld.

Bis zu 30% Einsparungspotenzial liegt nach den Schätzungen verschiedener Marktforschungsinstitute in der Einführung eines professionellen Output-Managements. Gerade auch kleine und mittlere Betriebe, so die Studien, können viel Geld sparen, wenn sie ihre Dokumenten-Verarbeitung in den Griff bekommen.

Es gibt ein entscheidendes Kriterium, an dem sich jede Lösung für das Output-Management messen lassen muss: Passt sie wirklich zu den konkreten Bedarfen und Strukturen des Unternehmens? Deshalb ist es wichtig, Output-Management individuell zu planen und umzusetzen; Lösungen von der Stange sind nicht effizient. Eine gute Lösung für das Output-Management hat folgende Qualitäten:

• Integration: Automatische Steuerung aller Arten von Dokumenten (papierbasierte und elektronische) während der gesamten Prozesskette von einer Plattform aus (Automated Document Factory)
• Vollständigkeit: Abdeckung der gesamten Wertschöpfungskette des Output-Managements (Datenschnittstelle, Layout, Druckaufbereitung, Druck, Produktionssteuerung, Kuvertierung, elektronischer Versand, Archivierung)
• Sicherheit und Qualitätsmanagement: Automatisches Reporting, automatischer Reprint und 100% Versandnachweis durch einen Closed Loop

Individualisierte, personalisierte Marketingbotschaften an unterschiedliche Zielgruppen schicken? Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Newsletter und Kontoauszüge teils per Post, teils per E-Mail versenden? Den Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen elektronisch zukommen lassen?
Den Anwendungen für ein modernes Output-Management sind keine Grenzen gesetzt. Dokumente können beliebig individualisiert werden; die Closed-Loop-Funktion erlaubt darüber hinaus die sichere Verarbeitung von qualifizierten Belegen wie Kontoauszügen und Rechnungen.

Moderne Output-Management-Lösungen nehmen die Herausforderung des Informationszeitalters ernst. Und: sie sind ausbaufähig, um auch den Anforderungen der Zukunft gewachsen zu sein (Zukunftsperspektiven).